Pedido médico antes de confirmar

Para os serviços que a clínica só realiza com pedido médico, o paciente agenda pelo WhatsApp, informa o convênio e manda os documentos que o convênio pede (pedido médico, carteirinha, guia de autorização). O horário fica reservado, mas só vale depois que a equipe conferir.

Como ligar

1. Marque os serviços que exigem pedido

Em Serviços, abra o serviço (ou crie um novo) e marque Exige pedido médico. Esse serviço deixa de aparecer no link público de agendamento: ali o paciente vê um aviso para agendar pelo WhatsApp, porque só o bot consegue receber a foto.

2. Serviços particulares

Se a clínica cadastra a mesma especialidade em duas versões (por exemplo "Psicologia - Convênios" e "Psicologia - Particular"), marque Atendimento particular na versão particular. Quando o paciente escolhe só serviços assim, o bot não pergunta o convênio, não pede documento nenhum e o agendamento sai como particular, com o valor e a duração na confirmação.

O serviço de convênio pode ficar com preço zero: o bot e o link público mostram só a duração, sem "R$ 0,00".

3. Ligue a pergunta do convênio no bot

Em WhatsApp → Fluxos do bot → Agendar, ligue Perguntar o convênio. O bot pergunta se o paciente tem convênio e qual, e grava no agendamento.

4. Diga quais documentos cada convênio pede

Em Convênios, abra o convênio e monte a lista Documentos que o paciente envia: por exemplo, só Guia de autorização para um convênio, e Carteirinha + Pedido médico para os outros. Os nomes são livres, a ordem é a ordem em que o bot pede e a lista tem no mínimo um documento. Convênio sem lista pede só o pedido médico.

O documento chamado Pedido médico é o que recebe os requisitos (data, assinatura, carimbo e CID) na mensagem do bot e o checklist na conferência. Os outros documentos são só conferidos pela foto.

5. Defina o prazo e o particular

Em Configurações, na seção Pedido médico, escolha por quanto tempo o horário fica reservado esperando os documentos (de 6 horas a 3 dias). Se quiser, ligue Paciente particular não precisa enviar pedido: quem informa que não tem convênio agenda direto. Com ele desligado, a mesma seção tem a lista de documentos que o paciente particular envia.

6. Validade do pedido

Na mesma seção, escolha a Validade do pedido médico (3, 6 ou 12 meses, ou Não controlar) e com quantos dias de antecedência avisar (15, 30 ou 45). O padrão é 6 meses, com aviso 30 dias antes. Veja abaixo como ela funciona.

O que o paciente vê

Escolhe o serviço, o dia e o horário pelo WhatsApp.
Informa o convênio (ou particular).
O bot diz quais documentos a clínica precisa e pede um de cada vez: "Documento 1 de 2: Carteirinha", depois "Documento 2 de 2: Pedido médico", com o que o pedido precisa ter. Foto ou PDF.
Enviados os documentos, o agendamento fica em conferência. O paciente recebe a resposta da equipe pelo próprio WhatsApp.

Cada arquivo vale o documento que o bot pediu naquela hora. Fotos a mais depois do último documento (o verso, a segunda folha) entram como páginas dele. Se o paciente mandar duas fotos de uma vez quando o bot pediu uma, a segunda vale o documento seguinte; na conferência você vê os arquivos agrupados e decide.

Como conferir

Abra Pedidos médicos no menu. O número ao lado do nome é quantos envios esperam conferência; eles também aparecem no sino do topo.

Para conferir: os envios recebidos, do que espera há mais tempo para o mais recente, com os arquivos agrupados por documento. Toque na foto para ampliar (PDF abre em outra aba). Cada arquivo tem o botão Baixar, para anexar no sistema do convênio; no celular e no tablet aparece também Compartilhar, que abre as opções do aparelho (WhatsApp, inclusive grupos). No computador, baixe o arquivo e envie pelo WhatsApp Web.
Aguardando correção: pacientes que ainda não mandaram os documentos ou que precisam corrigir, com o prazo de cada um e o que ainda falta.
Aprovados recentes: o que foi aprovado nos últimos 14 dias.

A mesma conferência está na ficha do agendamento, no quadro Pedido médico, com o histórico de envios.

Aprovar

Marque o que você conferiu no pedido médico (data, assinatura, carimbo, CID) e clique em Aprovar. Todos os documentos do envio são aprovados juntos, o agendamento passa a confirmado e o paciente recebe a confirmação pelo WhatsApp.

Com a validade ligada, a conferência pede também a Data do pedido (a data escrita pelo médico). Ela é obrigatória para aprovar um envio que tem o pedido médico: o sistema calcula até quando o pedido vale e a confirmação ao paciente diz isso. Data no futuro ou pedido que já venceu não são aceitos.

Se a equipe confirmar o agendamento na mão enquanto os documentos estão em conferência, eles contam como aprovados.

Pedir correção

Quando o envio tem mais de um documento, marque em Se pedir correção, reenviar qual (ou quais) o paciente precisa mandar de novo. Desmarque no checklist o que falta no pedido médico (isso já inclui o pedido na correção) e, se quiser, escreva uma observação. Clique em Pedir correção: o paciente recebe quais documentos reenviar, o que faltou e o prazo.

Os documentos que não foram marcados ficam aprovados. Quando o paciente manda as novas fotos, elas entram nos documentos pedidos, na ordem, e o envio volta para Para conferir quando todos chegarem. O envio anterior fica no histórico.

Prazo e cancelamento automático

Ao pedir correção (ou se o paciente ainda não mandou os documentos), o horário fica reservado até o prazo configurado. Se os documentos não chegarem, ou não forem corrigidos até lá, o agendamento é cancelado sozinho, o horário é liberado, o paciente é avisado e a lista de espera é acionada. Enquanto o envio está em conferência, nada expira: a decisão é da equipe.

Antes de o prazo acabar, o paciente recebe um lembrete pelo WhatsApp com os documentos que faltam e até quando enviar: 6 horas antes (ou na metade do prazo, quando ele é curto). Se a correção der um prazo novo, ele ganha um lembrete novo.

Reativar um agendamento que foi cancelado por prazo do pedido renova o prazo.

Agendamentos aguardando documentos, em conferência ou em correção não recebem o lembrete de 24 horas, para o paciente não ser chamado a confirmar um horário que a clínica ainda não aceitou.

Validade do pedido e renovação

Pedido médico de terapia costuma valer alguns meses. Com a validade ligada, o sistema guarda a data de cada pedido aprovado e cuida da troca:

Ficha do paciente: o quadro Pedido médicomostra "Válido até" (verde), "Vence em N dias" (amarelo, dentro do prazo de aviso) ou "Vencido" (vermelho), com o histórico de pedidos.
Pedido em papel no balcão: na ficha, clique em Registrar pedido, informe a data e, se quiser, anexe a foto ou o PDF (no celular, Tirar foto abre a câmera na hora). O lápis ao lado de cada pedido corrige a data (inclusive a digitada na conferência).
Sem pedir de novo a cada sessão: enquanto o pedido aprovado vale no dia do atendimento, o bot não pede outro. Os demais documentos do convênio (carteirinha, guia) continuam sendo pedidos; se o convênio só pede o pedido médico, o paciente agenda direto.
Aviso de renovação: todo dia de manhã o sistema procura pedidos que vencem dentro do prazo de aviso. A profissional dos próximos atendimentos do paciente recebe um aviso no sino, o pedido entra em Pendências ("Pedido médico de Fulana vence em 05/11") e o paciente em tratamento recebe pelo WhatsApp: "Seu pedido médico vence em 05/11. Para continuar o tratamento pelo convênio, envie aqui a foto do novo pedido médico." Cada pedido é avisado uma vez só.
Agendamentos depois do vencimento: quando o paciente é avisado pelo WhatsApp, os atendimentos marcados para depois do vencimento passam a esperar o pedido novo (aparecem em Aguardando correçãocomo "Renovação do pedido"). Eles não são cancelados por prazo e não recebem o lembrete de 24 horas até o pedido novo ser aprovado. A foto que o paciente mandar vai para a conferência; ao aprovar com a data nova, todos os atendimentos que o pedido novo cobre são liberados juntos. Registrar o pedido na ficha também libera.
Reposição de sessão desmarcada: no serviço com Repor sessão desmarcada no fim da série, a sessão reposta só é marcada se o pedido ainda valer na data dela. Se cair depois do vencimento (ou o paciente não tiver pedido registrado), não há reposição: o paciente recebe pelo WhatsApp que a sessão não pôde ser reposta porque o pedido vence em 05/11 (ou venceu), com o mesmo pedido da foto do pedido novo, e a profissional e a recepção recebem um aviso no sino. Com o pedido novo registrado, a equipe marca a reposição à mão.
Sem WhatsApp conectado, só a equipe é avisada (sino e Pendências) e os agendamentos não mudam.

Cada profissional pode desligar o aviso no sino em Minha conta. Mudar a validade nas configurações vale para os próximos pedidos; os já registrados mantêm a data calculada.

Sessões autorizadas e guia do convênio

Ao registrar ou editar o pedido na ficha (lápis), dá para informar, se a clínica controlar:

Sessões autorizadas: o quadro mostra "3 de 10 sessões usadas" (e quantas já estão marcadas). Contam os atendimentos concluídos dentro da validade do pedido, em serviço que exige pedido. Quando resta 1 sessão (ou nenhuma), a recepção e a profissional do próximo atendimento recebem um aviso no sino e o paciente com sessão marcada recebe pelo WhatsApp que as sessões estão acabando, pedindo o pedido novo (um aviso por pedido; mudar o número de sessões avisa de novo).
Sessões esgotadas: com as autorizadas todas usadas ou marcadas, o novo agendamento mostra um aviso (não bloqueia) e o bot volta a pedir o pedido médico ao paciente.
Guia / autorização: pendente, autorizada ou negada, com o número da guia. As pendentes e negadas dos pedidos válidos ficam na aba Guias de Pedidos médicos.

Sessões semanais e convênio que não atende

No serviço, a seção Sessões e convênios define quantas sessões semanais o agendamento vira e, por convênio, outro número ou Não atende. Exemplo: avaliação neuropsicológica com 5 sessões, Intermédica com 4, e a Prevent marcada como Não atende (só terapia). Detalhes em Agenda.

Pelo WhatsApp, o paciente que informa um convênio que não atende o serviço não consegue agendar por ele: o bot explica e oferece a versão particular do serviço (se existir) ou outro serviço. Sem a pergunta do convênio ligada, vale o convênio do cadastro.

Quando o paciente agenda a série pelo WhatsApp e manda o pedido, só a primeira sessão vai para Para conferir. As outras esperam esse mesmo pedido e aparecem em Aguardando correção, sem prazo. Ao aprovar a primeira, as sessões que o pedido cobre (dentro da validade) são liberadas juntas; as que passam da validade continuam esperando a renovação.

Agendamento que a recepção criou

Se um agendamento futuro não exigia pedido e passou a exigir, abra a ficha e clique em Solicitar pedido pelo WhatsApp. O paciente recebe a lista de documentos do convênio do agendamento (ou do particular) e o prazo começa a contar.

Link público

Serviços que exigem pedido não aparecem no link público de agendamento. Quem abrir o link vê um aviso e, se o WhatsApp estiver conectado, um botão para chamar a clínica. Serviços marcados como Atendimento particular aparecem normalmente.

Privacidade

Os documentos e as datas dos pedidos são dado de saúde. Ficam em área privada, só quem opera a agenda consegue abrir, entram na exportação dos dados do paciente e são apagados junto com o cadastro dele ou com a conta.