Equipe e permissões

Cada pessoa que vai mexer no sistema precisa do próprio usuário — assim cada um tem seu login e dá pra saber quem fez o quê. O convite sai por e-mail com link válido por 7 dias.

Papéis disponíveis

• Dono — acesso total. Continua sendo o único que pode excluir a conta do estabelecimento.
• Perfis de acesso — além do Dono, você usa perfis prontos como Administrador, Gerente, Recepção, Caixa e Atendente, ou cria um perfil próprio marcando só as permissões que quiser.
• Administrador tem o mesmo acesso operacional do Dono, inclusive cobrança, equipe, relatórios e configurações. A diferença é que excluir a conta continua exclusivo do Dono. Na mesma rede, o dono da rede e os usuários com perfil Administrador também têm acesso às outras unidades. Só o dono da matriz ou o Administrador da rede dá acesso a outras unidades e concede o perfil Administrador. Gerentes e os demais perfis ficam na própria unidade, salvo acesso adicional configurado em Unidades.

Criar a conta de alguém da equipe

1. Em Equipe no painel, preencha o quadro Criar conta: nome, e-mail, senha e Perfil de acesso.
2. Se você tem mais de uma unidade, escolha em Unidade onde a pessoa vai trabalhar. Gerentes e demais perfis entram vendo essa unidade. Administradores têm acesso às unidades da mesma rede. Não precisa trocar de unidade antes de cadastrar.
3. Clique em Criar conta e passe o e-mail e a senha pra pessoa. Ela já consegue entrar. Use um e-mail que ela de fato acessa: é pra ele que vai o link se ela esquecer a senha.

Ou convidar por e-mail

Se preferir que a própria pessoa crie a senha, use o quadro Convidar por e-mail. O convite vale pra unidade em que você está no momento.

1. Preencha o e-mail e o Perfil de acesso.
2. Clique em Enviar convite. Qualquer perfil, menos o de Dono, pode ser convidado.

A pessoa recebe um e-mail com o link do convite. Ela clica, define nome e senha, e entra direto no painel. Dá pra copiar o link na lista de convites e mandar pelo WhatsApp também. O link expira em 7 dias — depois disso você manda outro convite pro mesmo e-mail.

Quer mudar o que cada perfil pode fazer? Na própria tela Equipe, seção Perfis de acesso, edite as permissões de um perfil pronto ou crie um novo marcando as caixinhas que quiser. Perfis prontos podem ser editados, mas não apagados.

Se o e-mail informado (em convite ou ao criar a conta) já é de alguém de outra unidade da mesma rede, a pessoa existente ganha acesso a esta unidade e continua com o mesmo login, em vez de ser criada outra conta.

Esqueceu a senha?

Na tela de login, clique em Esqueci minha senha, informe o e-mail e abra o link que chega na caixa de entrada (vale por 1 hora; confira também o spam). Lá você cria a senha nova e entra de novo. Vale pra qualquer pessoa da equipe, inclusive o Dono.

Trocar a senha desconecta a conta de todos os aparelhos em que ela estava aberta. Se o mesmo e-mail tem login em mais de um estabelecimento, o e-mail traz um link pra cada um.

Avisos no sino e neste aparelho

O sino reúne os avisos da sua agenda: chegada do paciente, confirmação, cancelamento e prazos. Com o painel aberto, o número atualiza sozinho a cada 30 segundos. Ao abrir Avisos, os avisos exibidos são marcados como lidos.

1. No aparelho em que deseja receber os avisos, entre com a sua conta e abra Minha conta.
2. Em Receber avisos neste aparelho, ative o recebimento e permita as notificações quando o navegador perguntar.
3. Confira o estado Ativo. Repita no celular e no computador se quiser receber nos dois. Para parar neste aparelho, desative o mesmo controle; os avisos continuam no sino.

Os tipos de aviso seguem suas preferências na mesma página. Para chegada, confirmação e cancelamento, sua conta precisa estar vinculada à ficha da profissional do atendimento.

Android e computador: permita as notificações do Horatta no navegador e mantenha o navegador aberto. A aba do painel pode ficar em segundo plano. No Windows, Não perturbe, o Assistente de foco e a permissão de notificações do sistema podem esconder o aviso, mesmo com o recebimento ativo. Se o navegador bloqueou, libere nas permissões do site e tente ativar novamente.

iPhone e iPad: é preciso iOS/iPadOS 16.4 ou mais novo. No Safari, toque em Compartilhar → Adicionar à Tela de Início. Abra o Horatta pelo ícone instalado, entre na sua conta e ative os avisos em Minha conta. Fora do app instalado, o controle explica como adicioná-lo à Tela de Início.

Desativar um usuário

Na lista de equipe, clique em Desativar. A pessoa não consegue mais entrar, mas o histórico do que ela fez continua registrado. Dá pra reativar quando quiser, no mesmo botão (vira Reativar). Você não consegue desativar o Dono nem a si mesmo.

Já a ficha de profissional (em Funcionários) só pode ser inativada ou excluída quando não tem atendimento marcado daqui pra frente. Se tiver, o sistema diz quantos são e leva pra agenda filtrada por ela: remarque com outra pessoa ou cancele, e depois inative.

Cada profissional vendo só a própria agenda

O jeito mais rápido é já na criação: em Criar conta, no campo É uma profissional?, escolha a ficha dela. O nome vem preenchido, o perfil sugerido é Profissional (agenda, clientes e prontuário, sem caixa nem configurações) e a opção Vê só a própria agenda já vem marcada.

Pra uma conta que já existe: na lista de equipe, embaixo do nome de cada pessoa, escolha a profissional ligada à conta (a ficha dela em Funcionários) e marque Vê só a própria agenda. A partir daí, na agenda, na lista de agendamentos e ao abrir um agendamento, ela só vê os atendimentos dela e os bloqueios dela (e os da clínica toda). Agendamento de outra profissional aberto por link aparece como não encontrado.

Quem trabalha em mais de uma unidade da rede vê, em cada unidade, a própria agenda de lá. Em Clientes, esse escopo também limita a lista, a busca e a ficha aos pacientes que têm um agendamento com a profissional naquela unidade. O Dono mantém a visão geral dos cadastros; as evoluções privadas de cada profissional são acessíveis à autora e às pessoas que o Dono autorizar individualmente, inclusive quando o paciente é atendido por mais de uma pessoa.

Nos ramos clínicos, o Dono pode marcar Pode consultar evoluções da equipe embaixo do nome de cada usuário, inclusive o próprio. Administrador não recebe essa consulta automaticamente e não pode autorizar a si mesmo. A autorização permite somente leitura; cada profissional continua sendo a única que edita ou exclui seus registros.

O perfil Profissional sempre vê a própria agenda. Sem uma ficha vinculada, a agenda fica vazia até o vínculo ser feito. Ao entrar, esse perfil abre a agenda, sem os indicadores gerais da clínica. Sugestões não aparece para profissionais nem para contas com agenda restrita. Em Pendências, essas contas veem somente seus atendimentos que precisam de atualização ou confirmação, sem pendências de outras profissionais, caixa ou retornos de pacientes.

Convênio que a profissional não atende

Na ficha da profissional (menu Funcionários), o bloco Convênios que não atende lista os convênios cadastrados: marque só os que ela não atende. Se ainda não tem nenhum convênio cadastrado, cadastre antes no menu Convênios. No cadastro do paciente, o campo Convênio guarda o convênio dele.

Com isso, ao marcar um agendamento, a lista de profissionais mostra (não atende Intermédica) ao lado de quem não atende o convênio do paciente, e aparece um aviso se ela for escolhida. Dá pra seguir, caso o atendimento seja particular. Já no detalhe do agendamento, o sistema não deixa lançar o convênio numa profissional que não o atende.

Serviço só em alguns dias da semana

Quando a profissional faz um serviço só em certos dias (por exemplo, avaliação na segunda e terapia de terça a sexta), abra a ficha dela no menu Funcionários. Em Serviços que executa, cada serviço marcado mostra Dias em que faz este serviço: toque nos dias. Só os dias do horário de trabalho dela ficam disponíveis. Sem nenhum dia marcado, ela faz o serviço em todos os dias do horário de trabalho.

Com isso, o link de agendamento e o WhatsApp só oferecem o serviço com ela nesses dias. No Sem preferência, entra só quem faz o serviço naquele dia. Com mais de um serviço no mesmo agendamento, ela precisa fazer todos no dia escolhido. Na agenda, a equipe vê um aviso se marcar fora desses dias e pode seguir com Agendar mesmo assim. Agendamentos que já existiam não mudam.

Chat interno e grupos da equipe

No grupo, use Anexar para enviar fotos JPG, PNG, WebP ou PDFs de até 25 MB, com texto opcional. No celular, Tirar foto abre a câmera. Somente os participantes ativos conseguem abrir os anexos; ao sair ou ser removida do grupo, a pessoa perde esse acesso.

Abra Chat interno no menu e clique em Novo grupo. Escolha um nome e os participantes: recepção, gestores e profissionais com conta no sistema, inclusive de outras unidades da mesma rede. Só os participantes podem ler e responder. Essas mensagens ficam no sistema.

Para um grupo da escala, escolha a data e use Selecionar profissionais do dia. A seleção usa os profissionais com agendamentos naquela data. Revise antes de criar: o grupo mantém esses participantes até você editá-los em Participantes, sem trocar a equipe automaticamente no dia seguinte. Para incluir uma profissional sem conta, crie o acesso em Equipee vincule a ficha dela. Ter acesso ao grupo não dá acesso à agenda de outra unidade.

Conversar no WhatsApp sem resposta do bot

Em Funcionários, abra a ficha da profissional, informe o WhatsApp dela e marque Não responder com o bot neste número. As mensagens desse número chegam à caixa de Conversas para atendimento humano, sem menus automáticos. A opção é individual e começa desligada. Na rede com número compartilhado, ela vale quando a profissional fala com esse número por qualquer unidade. Respostas da equipe continuam sendo enviadas.

Multi-loja

Se o mesmo e-mail tem usuário em mais de um estabelecimento (ex.: você é Dono da sua barbearia e Administrador de outra), depois do login aparece um seletor de loja no topo do painel. Ao trocar, toda a navegação passa pro estabelecimento escolhido.

Registro profissional (ramos clínicos)

Em clínica odontológica, clínica (saúde humana), estética e clínica veterinária, o cadastro do profissional (menu Funcionários) ganha um bloco extra Registro profissional com Conselho (CRM, CRO, CRMV, BM, CRN etc.), Número, UF e Especialidade. Tudo opcional — mas o profissional só aparece pra escolher na hora de emitir receita quando tem o número cadastrado. Esses dados aparecem no rodapé de receituário, atestado e plano de tratamento, no formato CRM-SC 12345. Detalhes em Ficha clínica.