Agenda

A agenda é onde você marca, acompanha e conclui os atendimentos do dia. Além das visualizações por período, a lateral traz filtros, navegação rápida e alertas para o dia a dia.

Visualizações

Ao abrir um agendamento para visualizar ou editar e voltar ao calendário, a seleção de profissionais, recursos e status, a data e a visualização permanecem durante a sessão nesta aba. Cada usuário e unidade tem sua própria seleção.

No topo da tela você escolhe entre Calendário e Lista (uma tabela com todos os agendamentos, boa pra buscar um específico). Dentro do Calendário, alterne entre:

• Dia — melhor para operar a agenda em tempo real.
• Semana — boa para planejamento de equipe e lotação.
• Mês — visão macro para enxergar ocupação e folgas.
• Lista — mostra os próximos atendimentos em ordem cronológica dentro do próprio Calendário; é a visão que abre sozinha no celular.

Os dias e horários aparecem sempre no fuso horário do estabelecimento (definido em Configurações), qualquer que seja o fuso configurado no computador, celular ou tablet de quem está olhando.

Nome do pet na agenda

Em petshop e clínica veterinária, você escolhe o que aparece em cada agendamento: Nome do tutor, Nome do pet e do tutor("Julie · Daniel") ou Só o nome do pet. A opção fica em Configurações → Nome na agenda e vale também para a lista, a ficha do agendamento, o PDF do dia e os próximos do painel. Agendamento sem pet escolhido continua mostrando o tutor.

Painel lateral da agenda

Na lateral você encontra os controles rápidos da operação:

• Mini-calendário para pular de data sem perder o contexto.
• Filtros por profissional, status e, quando você usa salas ou equipamentos, pelos recursos disponíveis. Pra ver uma profissional só, clique em Desmarcar todos e marque só ela.
• Colorir por status, profissional ou sala para bater o olho na grade com mais rapidez.
• Imprimir agenda do dia para gerar o PDF da data selecionada.
• Alertas de retorno com clientes que já passaram do tempo ideal sem voltar e ainda não têm horário marcado.

Com 2 ou mais funcionários, um toggle extra Colunas por profissional divide a visão Dia em uma coluna por pessoa.

Passo a passo: criar um agendamento

1. Na Agenda, clique num horário vazio da grade (o início já vem preenchido) ou no botão Novo.
2. Em Cliente, busque pelo nome. Se for alguém novo, escolha Cadastrar novo e cadastre ali mesmo, sem sair da tela.
3. Em petshop e clínica veterinária, escolha o Pet. Pet que ainda não está cadastrado entra pelo link Adicionar pet ao lado do campo. Com o pet escolhido, preço e duração seguem o porte dele.
4. Marque os Serviços. A duração e o total aparecem calculados ao lado do campo Início. Serviços com Só a equipe agenda (uma devolutiva, por exemplo) aparecem aqui normalmente: eles só ficam de fora do link público e do WhatsApp.
5. Se a sua equipe atende por agenda própria, escolha o Funcionário. Se você cadastrou salas ou equipamentos, escolha em Sala / equipamento.
6. Confira o Início.
7. Se precisar, use os opcionais: Usar pacote, Repetir agendamento, o quadro Leva e traz (petshop) e Observações.
8. Clique em Criar agendamento.

Ao salvar, o sistema:

• Avisa se o horário bate com outro agendamento ou com uma folga, e não deixa marcar por cima. Se a agenda é única (sem equipe cadastrada), o atendimento que se sobrepõe a outro mostra um aviso de encaixe e só é marcado se você clicar em Agendar mesmo assim; o mesmo vale ao arrastar um atendimento pela grade.
• Com equipe, avisa (sem bloquear) quando a profissional está fora do horário de trabalho da ficha dela, não faz o serviço escolhido ou não faz esse serviço nesse dia da semana (dias marcados na ficha dela, em Serviços que executa).
• Se você muda o dia ou o horário (editando ou arrastando na grade), o cliente volta a receber o lembrete, agora para a nova data. Na edição aparece a opção Avisar o cliente do novo horário, já marcada; ao arrastar na grade, o sistema pergunta se deve avisar (OK avisa, Cancelar remarca sem avisar). O aviso sai por WhatsApp e e-mail com o horário antigo e o novo. Só mudar a duração, ou remarcar atendimento cancelado, concluído, com falta ou para um horário que já passou, não gera aviso. Trocar o profissional, os serviços ou a sala também mostra Avisar o cliente da alteração: sai uma mensagem só, com o que era e o que ficou (e o horário, se mudou junto). O profissional do atendimento (e o antigo, na troca) recebe o aviso no sino quando outra pessoa mexe na agenda dele.
• Ao cancelar um agendamento pendente ou confirmado que ainda não aconteceu, a janela do motivo traz Avisar o cliente do cancelamento, já marcada (na edição, a opção aparece quando o status vai para Cancelado; no cancelamento do grupo, o sistema pergunta). O aviso sai por WhatsApp e e-mail com o horário cancelado e o convite para marcar outro. Excluir não avisa ninguém. Faturas e cobranças em aberto desse agendamento (inclusive o sinal) são canceladas e saem da cobrança automática; se algo já foi pago, nada é estornado sozinho — aparece um aviso no sino para a equipe decidir. Desfazer uma falta cancela a cobrança de falta que estiver em aberto.
• Guarda o preço e a duração do serviço daquele dia — mudar o serviço depois não altera agendamentos já feitos.
• Manda a confirmação e os lembretes, quando o WhatsApp ou o e-mail estiverem ativos. Antes de cada mensagem sair, o sistema confere o agendamento de novo: se ele foi cancelado, excluído, remarcado ou se o cliente foi para a lixeira ou bloqueado enquanto a mensagem esperava na fila, ela não é enviada. Agendamentos futuros que vieram da importação de planilha só recebem lembrete se a opção Enviar lembretes para os agendamentos importados estiver marcada na hora de importar.
• Os lembretes automáticos não saem entre 21h e 8h (no horário da sua unidade). O lembrete de 24h de um atendimento logo cedo sai às 8h do dia anterior, ou antes das 21h para os da noite; o de 1h não é enviado para atendimentos antes das 8h30.

Tutor com mais de um pet

Marque os pets e, em cada serviço, escolha para qual deles vale (tosa num, só banho no outro). O sistema cria um agendamento para cada pet, um depois do outro, na ordem em que foram marcados, cada um com o preço do próprio porte. Assim dá para cancelar ou concluir um sem mexer no outro. O tutor recebe uma confirmação só, com a ida inteira. Repetir o agendamento vale para um pet de cada vez.

Cliente com pacote

Escolha o pacote em Usar pacote. O serviço do pacote já fica marcado e sai do total, e a sessão é descontada daquele pacote quando o atendimento é concluído. Veja Pacotes pré-pagos.

Buscar ou levar o pet

Em petshop, o quadro Leva e traz marca a busca e a entrega junto com o agendamento. Veja Leva e traz.

Status

Para registrar o resultado com um clique, o dono ou administrador pode ligar Status simplificado em Configurações → Configurações operacionais. Na ficha, os atalhos passam a ser Atendido, Faltou e Cancelado, sem confirmar ou iniciar antes. Faltou não pede motivo; Cancelado continua pedindo. Os rótulos de status da agenda permanecem iguais.

Além da troca normal de status, a ficha do agendamento agora aceita o botão Chegou, útil para marcar check-in antes do atendimento de fato começar.

Ao marcar Chegou, a profissional recebe um aviso no sino de que o paciente está aguardando. Esse aviso pode ser ligado ou desligado em Conta → Preferências. O dono ou administrador também pode ligar Avisar chegada por WhatsApp em Configurações → Configurações operacionais: a mensagem vai para o telefone cadastrado na ficha da profissional, com o horário do atendimento. Marcar novamente ou desfazer a chegada não manda outro aviso; quem registra a própria chegada não recebe aviso para si.

Para receber o aviso de chegada mesmo sem olhar o painel, ative Receber avisos neste aparelho em Minha contae permita as notificações do navegador. No computador, mantenha o navegador aberto e confira o Não perturbe/Assistente de foco do sistema. No iPhone (iOS 16.4+), adicione o Horatta à Tela de Início e ative os avisos dentro do app instalado. Veja Equipe e permissões para o passo a passo.

• Pendente — recém-criado, aguardando confirmação.
• Confirmado — cliente confirmou.
• Em andamento — atendimento começou.
• Concluído — atendimento finalizado.
• Não compareceu — cliente não apareceu.
• Cancelado — atendimento cancelado antes do horário.

Um atendimento Concluído não pode ser excluído: mude o status antes (isso devolve a sessão do pacote, o estoque e os pontos de fidelidade). Ao excluir este e os próximos de uma série, os já concluídos são mantidos.

Recorrência

Cancelar uma sessão mantém o registro como cancelado e não altera as próximas sessões já cadastradas. Em Configurações, você pode ativar manter o horário reservado ao desmarcar. Assim, a ocorrência desmarcada continua indisponível para novos agendamentos até a equipe abrir sua ficha e escolher Liberar horário. Os cancelados aparecem na agenda; você pode ocultá-los pelo filtro de status.

Ao criar um agendamento, marque Repetir agendamento e escolha o intervalo. Os itens da série ficam vinculados, e ao excluir um deles o sistema pergunta se você quer remover só aquele ou também os futuros.

A edição continua individual: mexer em um item da série não altera os outros automaticamente.

Na agenda, na lista e no PDF do dia, cada sessão de série ou de pacote aparece numerada antes do nome, como 3/24 - João Silva (a terceira de 24), e a ficha mostra Sessão 3 de 24. Sessões canceladas ou com falta não entram na conta: a próxima mantém o número da que não aconteceu.

O agendamento já existe — por exemplo, o paciente marcou a primeira sessão pelo link ou pelo WhatsApp? Abra ele e clique em Repetir. Escolha de quantas em quantas semanas e quantas sessões a mais: o sistema cria as próximas no mesmo dia da semana e horário, com o mesmo profissional e serviços, e pula a data que já estiver ocupada (ela aparece no resumo). As novas sessões entram na mesma série do agendamento.

Horário fixo de cliente com pacote: escolha o pacote e ligue Repetir agendamento junto. Cada data usa uma sessão, e a série não pode ter mais datas do que as sessões livres do pacote.

Repor sessão desmarcada no fim da série

Para atendimentos com número fixo de sessões (uma avaliação de 4 encontros, por exemplo), ligue Repor sessão desmarcada no fim da série no cadastro do serviço. Quando o paciente desmarca ou falta numa sessão repetida desse serviço, o sistema marca uma nova depois da última sessão da série, no mesmo dia da semana e horário, com o mesmo profissional, sala, serviços e convênio. Exemplo: sessões em 13/10, 20/10, 27/10 e 03/11; o paciente desmarca a de 20/10 e a reposição vai para 10/11. A numeração acompanha: 27/10 vira a 2/4 e 10/11 a 4/4.

Vale para qualquer jeito de desmarcar: pela agenda, pela ficha, pelo portal do paciente, pela resposta ao lembrete no WhatsApp, pelo cancelamento automático e ao marcar falta. Se o horário estiver ocupado (outro paciente, folga, feriado, fora do expediente), o sistema tenta as semanas seguintes, até 8. Se não achar, não marca e avisa a profissional e a recepção no sino de avisos, para marcar à mão.

O paciente fica sabendo da data nova: quando ele mesmo cancela, a resposta já diz para quando a sessão foi reposta; quando a equipe desmarca ou marca falta, ele recebe um WhatsApp com a data nova. A ficha da sessão desmarcada mostra onde ela foi reposta, e a ficha da reposição mostra de qual sessão ela veio.

Mudou de ideia? Reative a sessão desmarcada (mudando o status) e a reposição sai da agenda, desde que ainda não tenha acontecido. Sessão com pedido médico pendente, reserva em grupo e sessão antiga de uma série que já terminou (mais de 14 dias atrás, sem nenhuma sessão pela frente) não são repostas.

Serviço que exige pedido médico (terapia pelo convênio, por exemplo): se a clínica controla a validade do pedido (em Configurações, seção Pedido médico), a reposição só é marcada se o pedido do paciente ainda valer na data dela. Se a data cair depois do vencimento do pedido registrado na ficha, o sistema não marca (paciente sem pedido registrado repõe normalmente): o paciente recebe um WhatsApp dizendo que a sessão não pôde ser reposta porque o pedido vence (ou venceu) e pedindo a foto do pedido novo, e a profissional e a recepção recebem um aviso no sino. Quando o pedido novo chegar, registre-o na ficha do paciente e marque a reposição à mão: ela não é criada sozinha depois.

Serviço com sessões semanais

Tratamento que sempre tem o mesmo número de sessões (por exemplo, a avaliação neuropsicológica em 5 sessões, uma por semana)? Em Serviços, abra o serviço e preencha Sessões semanais, na seção Sessões e convênios. Na mesma seção dá para mudar o número por convênio (Intermédica com 4, os demais com 5) e marcar o convênio que Não atende aquele serviço. Particular usa o número padrão.

Ao agendar esse serviço, o sistema já cria todas as sessões: uma por semana, no mesmo dia, horário e profissional. Se uma data estiver ocupada, aquela sessão passa para a semana seguinte, e o paciente continua com o número certo de sessões. Vale para o agendamento da equipe, para o link público e para o WhatsApp:

• Na agenda: antes de salvar aparece Serão criadas 5 sessões semanais, com o convênio do cadastro do paciente. Desmarque a caixa para criar só aquele agendamento. Se o convênio do paciente não atende o serviço, o formulário avisa e pede Agendar mesmo assim (por exemplo, quando desta vez é particular).
• No WhatsApp: a confirmação lista as datas de todas as sessões. Se o paciente informa um convênio que não atende o serviço, o bot explica e oferece agendar a versão particular (o serviço marcado como Atendimento particular com o mesmo nome) ou escolher outro serviço.
• No link público: o serviço mostra quantas sessões tem e a tela final lista as datas. O link não pergunta convênio, então vale o número padrão.

Prazo do relatório depois da conclusão

Serviço que termina com um relatório ou laudo a entregar (por exemplo, a avaliação neuropsicológica: depois da última sessão, a profissional tem 60 dias para entregar o relatório)? Em Serviços, abra o serviço e preencha Prazo do relatório (dias corridos), na seção Relatório após a conclusão. Vazio = o serviço não tem prazo de relatório. Disponível nos ramos clínicos.

Marcar que o paciente concluiu

Na ficha do agendamento de uma sessão desse serviço aparece o quadro Relatório, que mostra em qual sessão o paciente está (Sessão 5 de 5: última sessão da série). Clique em Marcar como concluída: a data já vem preenchida com o dia da última sessão realizada e pode ser trocada. O sistema conta os dias corridos (fim de semana e feriado contam) e mostra até quando o relatório precisa ser entregue — 60 dias depois de 30/11 é 29/01. Também dá para marcar pela ficha do paciente, no quadro Relatórios, em Registrar conclusão.

O prazo usado é o do serviço no momento da conclusão: mudar o número no serviço depois não muda os prazos já contados. Errou a data? Use o lápis ao lado da conclusão para corrigir — o prazo é recalculado.

Marcar a entrega e acompanhar os prazos

Quando o relatório for entregue, clique em Relatório entregue e informe a data (se foi engano, Desfazer entrega volta para pendente). Cada conclusão mostra a situação: No prazo, Vence em N dias, Vence hoje, Atrasado ou Entregue.

• Relatórios a entregar (no menu, para quem tem algum serviço com prazo): todos os pendentes, do mais urgente ao menos, com a profissional responsável. A aba Entregues mostra os já entregues.
• Pendências: os que vencem nos próximos 7 dias ou já venceram.
• Avisos (sino): a profissional responsável e os administradores recebem um aviso 7 dias antes do prazo e outro no dia, uma vez cada.

A profissional com agenda restrita marca a conclusão e a entrega só dos pacientes que ela atendeu, e vê só os relatórios dela.

Reservas em grupo

Quando um cliente leva acompanhantes (mãe, amiga, filho), o agendamento principal e os acompanhantes ficam vinculados. A ficha mostra o card Reserva em grupo · N pessoas, lista cada participante com status próprio e oferece Cancelar grupo todo pra desfazer a reserva inteira de uma vez. Cancelar/concluir um membro individualmente continua disponível.

Hoje a criação em grupo acontece pelo link público — o cliente adiciona até 5 acompanhantes (nome + telefone) no último passo do booking. Os acompanhantes ficam sem profissional atribuído e você atribui pelo painel quando for organizar a agenda; o caso típico de estética/spa é cada participante com profissional diferente.

Aplicar cupom de desconto

Na ficha do agendamento, o card Cupom de desconto aceita digitar um código pra aplicar abatimento. Detalhes em Cupons.

Folgas

Em Folgas você cria folgas, almoço e feriados — qualquer faixa de horário que não pode ser agendada. Aplica automaticamente na agenda interna e na pública, tanto pro estabelecimento inteiro quanto pra uma pessoa específica. Nas visões de dia e semana, a folga aparece na grade como uma faixa listrada em cinza, com o motivo escrito (ou o tipo, se não tiver motivo).

Compromisso que se repete, como a supervisão semanal de cada profissional: no formulário de Folgas, escolha a pessoa, o dia e o horário da primeira vez, marque Repetir toda semana e diga por quanto tempo (até 52 semanas, um ano). O horário fica bloqueado toda semana na agenda, no link e no WhatsApp. Na lista, a série aparece numa linha só (ex.: Toda terça, 10:00–11:00) e avisa quando estiver perto do fim, pra você criar de novo. Ao excluir, dá pra apagar só uma semana (a supervisão não vai acontecer naquele dia) ou aquela e todas as seguintes (mudou de dia).

Se já tiver atendimento marcado dentro do bloqueio (em qualquer uma das semanas, quando ele se repete), o sistema mostra a lista inteira antes de gravar: data, cliente e profissional, com link pra abrir cada um. Pra cada atendimento (ou pra todos de uma vez, em Para todos) escolha: Manter marcado, Remarcar depois (fica marcado e entra nos Avisos da recepção e da profissional), Cancelar e avisar o cliente ou Remarcar agora num novo horário, também com aviso. Depois clique em Criar bloqueio e aplicar. Os avisos saem pela fila do WhatsApp, aos poucos; remarcação que não cabe no novo horário vai pra lista de remarcar depois.

Limitar quantos atendimentos cabem no dia

Em Configurações existe o campo Máximo de atendimentos por dia. Serve pra quando a grade tem horário livre mas você sabe que não dá conta — 8 banhos por dia, 6 sessões, o que for. Deixe vazio pra não limitar.

O limite vale pro estabelecimento inteiro, não por profissional, e:

• Conta todos os agendamentos do dia, inclusive os que a equipe cria pelo painel, os da importação de planilha e os que o pacote agenda sozinho.
• Cancelamento e falta liberam a vaga — o dia volta a aceitar agendamento assim que alguém desmarca.
• Atingido o teto, o dia somedo link público e o bot do WhatsApp para de oferecer aquela data. O cliente não recebe "não pode": ele simplesmente não vê o dia cheio.
• Pelo painel, você é avisado na hora de salvar. Mover um agendamento para um dia que já bateu o limite também é barrado.